Ett telefonmeddelande är ett kort men viktigt meddelande som skickas per telefon. Således informerar de oftast om att hålla möten, möten och möten. Telefonmeddelandet kan också innehålla en brådskande ordning från huvudet. Telefonmeddelanden kommer in som du accepterar och utgående som du skickar. Båda typerna har en liknande design.
Bruksanvisning
1
I det övre vänstra hörnet av pappersarket placerar du organisationens fulla namn och, om nödvändigt, strukturenhetens namn, till exempel "Administration av staden N." och Office of Education.
2
Ange mottagaren av telefonmeddelandet i det övre högra hörnet. Ange personens position, efternamn och initialer: "Till skolans direktör nr 37 Ivanov I.I." Om det finns flera mottagare behöver du inte ange efternamnet: "Till skolans rektorer i staden N." Bifoga en komplett lista över institutioner som den skickades till telefonmeddelandet.
3
Placera ordet "Telefonmeddelande" och dess serienummer två rader nedan. För det utgående telefonmeddelandet nedan anger du datumet för sammanställningen.
4
Därefter följer den faktiska texten till telefonmeddelandet: "Den 22 februari, klockan 17.00, kommer ett möte att hållas vid Institutionen för utbildning för att förbättra verksamheten i stadsskolor. Skolans rektors utseende krävs strikt." Undvik ord och fraser som är svåra att höra och svåra att uttala när du förbereder texten till ett telefonmeddelande. Kom ihåg att meddelandet ska vara informativt och kort - högst 50 ord.
5
När du skickar ett telefonmeddelande ska du tydligt uttala orden, särskilt adresser, efternamn, för- och mellannamn på personer, gatunamn, datum och händelsetider. I slutet måste du läsa texten igen och se till att din samtalspartner har skrivit allt korrekt. När du får ett meddelande via telefon lyssna noga. Om du har frågor, rensa dem omedelbart.
6
Under huvudtexten finns position, efternamn och initialer till huvudet som undertecknade telefonmeddelandet: "Chef för utbildningsavdelningen Petrov P. P." Ett utgående dokument måste också ha sin personliga signatur.
7
Längst ner på sidan, informera om de anställda som arbetade med telefonmeddelandet. Vanligtvis placeras till vänster position, efternamn och initialer för den som skickade meddelandet, hans kontortelefon samt datum och tid för överföringen. Till höger finns informationen om personen som accepterade dokumentet: position, efternamn och initialer, telefonnummer, datum och mottagningstid.
8
Utgående telefonmeddelande ritas upp i en kopia och lagras i en speciell mapp. Det är bättre att ha det inkommande meddelandet i två exemplar: du ger det första till huvudet för ytterligare arbete, och det andra - lägg i en mapp för lagring.
Användbara råd
Förbered telefonmeddelandeformulär på datorn. De är mycket praktiska att använda. Du kommer att kunna skriva in information i de nödvändiga graferna för hand utan att skriva över data som upprepas igen. Formerna kommer att vara desamma för inkommande och utgående telefonmeddelanden.
