Om din organisation är eller utses ansvarig för att hålla en vetenskaplig konferens är detta inte bara en hederlig funktion, utan också ett stort organisationsarbete där det är nödvändigt att ta hänsyn till alla små saker.
Bruksanvisning
1
Skapa en organisationskommitté för konferensen, vars sammansättning bestäms i ordning. Utse en ordförande för att leda och samordna utskottsledamöter. Definiera konferensens datum och kommitténs varaktighet. Reflektera i ordningen hur ersättningen till anställda som är dess medlemmar kommer att betalas ut. Skicka ett tillkännagivande om konferensen och i bilagan ange kraven för rapporter, volymerna av sammanfattningar av rapporterna och tidsfristen för inlämning.
2
Bestäm finansieringskällorna, detta kan vara riktad finansiering från budgeten, locka sponsring och medel för konferensdeltagarna själva.
3
Skicka inbjudningar till alla potentiella deltagare på konferensen och det planerade programmet. Bestäm antalet deltagare och talare som vill dela sin vetenskapliga utveckling och forskningsresultat med kollegor. Fråga deltagarna om du behöver boka hotellbokningar och boka din bokning.
4
Ordna med tryckeriet för publicering av sammanfattningar som en separat broschyr och beställ vid behov ett program för evenemanget som ska delas ut till deltagarna, märken med deras namn, initialer och organisationens namn.
5
Beroende på antalet deltagare, bestäm kapaciteten för den hall du behöver och hyra ett speciellt rum utrustat för sådana evenemang. Tänk på vilken utrustning det kommer att bli nödvändigt att utrusta den ytterligare, kontrollera tillgängligheten för det nödvändiga antalet datoruttag, projektionsskärmar, etc. Tänk över arbetet på en buffé där deltagare i möten kan ta en kopp kaffe och ha en bit i pauser.
6
Tänk över konferensprogrammet, om det är nödvändigt, dela upp det i avsnitt. Överväg var det är möjligt att hålla möten i sådana avsnitt. Tänk i programmet på tal från konferensgäster, arrangörer och deltagare. Beställ brevpapper för konferensdeltagare - märken, anteckningsböcker och pennor är standard.
7
Forma paket med dokument, reklammaterial och brevpapper som kommer att presenteras för konferensdeltagarna tillsammans med märken.
